مقدمة:
إن سياسة مصفوفة الصلاحيات بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية تعد مطلباً أساسياً من متطلبات ضوابط الرقابة الداخلية في الجمعية حيث انها تعمل على تحديد المسئوليات والصلاحيات لشاغلي الوظائف الإدارية التنفيذية العليا لاعتماد القرارات والمعاملات في الجمعية، والتي من شأنها ان تعزز من ضوابط وحوكمة ومسارات تدفق المعاملات والإجراءات لتمنع مخاطر الفساد والاحتيال.
 
النطاق:
تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في الجمعية، ويستثنى من ذلك من تصدر لهم سياسات وظيفية خاصة وفقاً للأنظمة.
 
البيان:
 أولا: مصفوفة صلاحيات مجلس الإدارة:
1. اعتماد التوجيهات الأساسية والاهداف الرئيسية للجمعية والاشراف على تنفيذها.
2. اعتماد الأنظمة واللوائح والضوابط للرقابة الداخلية والاشراف عليها، وما يتبع ذلك. من تحديد للمهام والاختصاصات والواجبات والمسؤوليات بين المستويات الوظيفية المختلفة.
3. وضع نظام للحوكمة خاص بالجمعية والاشراف العام علية ومراقبة مدى فاعليته وتعديله ان دعت الحاجة، بما لا يتعارض مع ما تقرره جهة الاشراف على الجمعية.
4. وضع واعتماد سياسة مكتوبة تنظم العلاقة مع أصحاب المصالح من أجل حمايتهم وحفظ حقوقهم.
5. وضع واعتماد سياسة لتفويض وتنفيذ الاعمال المنوطة بالإدارة التنفيذية.
6. وضع واعتماد السياسات والإجراءات التي تضمن التزام الجمعية للأنظمة واللوائح والتزامها بالإفصاح عن المعلومات الجوهرية لأصحاب المصالح مع الجمعية.
7. اعتماد السياسات الداخلية المتعلقة بعمل الجمعية وتطويرها.
8. تحديد الصلاحيات والاختصاصات والمسؤوليات التي يتم تفويضها للإدارة التنفيذية، وإجراءات اتخاذ القرار ومدة التفويض. كما يحدد المجلس الموضوعات التي يحتفظ بصلاحية البت فيها.
9. وضع موجهات ومعايير عامه للاستثمارات.
10. إدارة الاستثمارات والأنشطة العقارية للجمعية.
11. تحديد التصور العام للمخاطر التي تواجه الجمعية.
12. مراجعه وتقييم أداء الرئيس / المدير التنفيذي وتوفير الدعم له.
13 الاعتمادات المالية والتوقيعات على أوامر صرف الشيكات.
14. البت في التعيين والفصل لشاغلي الوظائف الإدارية العليا.
15. إقرار واعتماد الهيكل التنظيمي والتعديلات الطارئة عليها.
 
ثانيا: مصفوفة صلاحيات الإدارة التنفيذية:
  1. القيادة المثلى لفريق العمل من خلال معايير مرحلة متطورة.
  2. ربط الأهداف بالاستراتيجيات والخطط والتقييم الدوري.
  3. رفع تقارير دورية لمجلس الإدارة بشأن ممارساتها للصلاحيات المفوضة بها.
  4. رفع التقارير المالية ومشروع الموازنة التقديرية لاعتماده.
  5. رفع التقويم الوظيفي للعاملين لاعتماده.
  6. اصدار التعاميم والتعليمات الخاصة بسير العمل.
  7. التوصية في التعيين للوظائف الشاغرة لاعتمادها.
  8. رفع تقرير بأنهاء العقود الوظيفية للمجلس.
 
ثالثا: الواجبات تجاه الرؤساء والتواصل بين أعضاء المجلس والإدارة التنفيذية
  1. يتم توجيه الدعوة لعقد اجتماع من قبل رئيس المجلس او أحد اللجان الفرعية عن المجلس.
  2. عدم الغاء او تأجيل الاجتماعات المجدولة الا بعد التنسيق والتشاور مع رئيس المجلس او رئيس اللجنة.
  3. لرئيس المجلس ان يدعو لاجتماع طارئ غير مجدول متى رأى ضرورة ذلك، او بناءً على طلب من أعضاء مجلس الإدارة.
  4. ان يتم التنسيق بين رئيس المجلس وامين السر والأعضاء والرئيس التنفيذي عند وضع جدول اعمال الاجتماع.
  5. يتوجب على الإدارة التنفيذية تزويد مجلس الإدارة بتقرير شهري يتضمن أدائها
  6. امين مجلس الإدارة هو جهة التواصل مع أعضاء مجلس الإدارة في الأمور المتعلقة بشؤون مجلس الإدارة، وفي حال غيابه يقوم مقامه مفوض من الإدارة التنفيذية ممن لهم علاقة وخبرة بأعمال المجلس بموجب توجيه من المدير التنفيذي بالقيام بالمهمة الى حين عودة امين المجلس.
  7. لأعضاء مجلس الإدارة واللجان التواصل مع المدير التنفيذي والمدير المالي او أي من أعضاء الإدارة التنفيذية عند الحاجة لذلك.
 
 
 
المسؤوليات:
تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع العاملين والمنتسبين الذين يعملون تحت إدارة واشراف الجمعية الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بعملهم وعلى هذه السياسة والالمام بها والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من احكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية. وعلى الإدارة التنفيذية تزويد جميع الإدارات والاقسام بنسخة منها.
 
 
 
الحمد لله وحده، والصلاة والسلام على من لا نبي بعده.
 
لقد اطلع مجلس إدارة جمعية التنمية الأسرية (سكن ومودة) بينبع في اجتماعه رقم (4) وتاريخ 01/12/2020م       على سياسة مصفوفه الصلاحيات بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية، وقرر اعتمادها والعمل بموجبها، ونشرها على الموقع الإلكتروني للجمعية.
 
                                                       رئيس مجلس الإدارة
 
                                               المهندس / يوسف بن جايد الحجيلي