مقدمة:

تمثل المعلومات الأساسية مرتكزاً مهماً لمعرفة حجم نشاط أي جمعية أهلية ومدى تأثيره على المستفيدين وإسهامها بهذا النشاط في الدفع قدماً بالتنمية الاجتماعية في نطاق نشاطها. وتأتي هذه السياسة لتحديد العناصر والمعلومات الجوهرية والأساسية التي تلتزم جمعية التنمية الأسرية (سكن ومودة) بينبع بالإفصاح عنها بانتظام لاطلاع المسؤولين والمهتمين والمستفيدين.

الهدف:

الهدف من سياسة الإفصاح عن المعلومات الأساسية هو التأكد أن جمعية التنمية الأسرية (سكن ومودة) بينبع تلتزم بالإفصاح عن جميع الأمور الجوهرية بدقة وفي الوقت المناسب، بما في ذلك الوضع الإداري والتنظيمي والمالي للجمعية والأداء والحوكمة وتوقيت الافصاح عنها.


الإفصاح عن المعلومات الجوهرية:

تُعَرَّف المعلومات الجوهرية على أنها "أية معلومات تتعلق بأوضاع وأنشطة الجمعية ومستوى أدائها والمعلومات التي يتوقع أن تؤدي إلى رسم تصور محدد وجوهري عن أوضاع جمعية التنمية الأسرية (سكن ومودة) بينبع". لذلك يجب نشر كافة المعلومات الجوهرية المماثلة على نطاق واسع وفي حينها وبما يتوافق مع الأنظمة والقوانين.

وقد قامت جمعية التنمية الأسرية (سكن ومودة) بينبع بوضع مجموعة من الإجراءات للعمل بموجبها فيما يتعلق بكافة اتصالات الجمعية، وتتكون مما يلي:

الإفصاح عن المعلومات المالية:

يجب أن يعتمد مجلس الإدارة القوائم والتقارير المالية الأولية والسنوية لجمعية التنمية الأسرية (سكن ومودة) بينبع وأن يوقع عليها المسؤول المالي في مجلس الإدارة والمدير التنفيذي ورئيس مجلس الإدارة، وذلك قبل نشرها وتوزيعها على أعضاء المجلس وتزويد من يلزم بها. ويجب أن تقدم القوائم المالية الأولية والسنوية وتقرير مجلس الإدارة إلى الجهة المعنية بحوكمة الأوضاع المالية للجمعية فور اعتمادها من مجلس الإدارة.

الافصاحات في تقرير مجلس الإدارة:

يقوم مجلس ادارة الجمعية بإصدار تقريره السنوي خلال المهلة المحددة حسب النظام وإرساله لمكتب التنمية الاجتماعية وإعلانه للمستفيدين، ويجب أن يتضمن تقرير مجلس الإدارة عرضاً وافياً لنشاطات الجمعية خلال السنة الأخيرة، وجميع العوامل المؤثرة في أعمال الجمعية.

 

 

 

تعطي جمعية التنمية الأسرية (سكن ومودة) بينبع أهمية خاصة لموقعها الإلكتروني وتحديثه بصفة مستمرة باعتباره من أهم النوافذ ووسائل التواصل مع كافة أفراد الجمهور، حيث يتم تطويره وتحديثه – بصفة مستمرة - من قبل مجلس إدارة جمعية التنمية الأسرية (سكن ومودة) بينبع ويتم التحقق من المعلومات ومراجعتها – قبل نشرها على الموقع - من قبل مجلس الإدارة، وذلك لضمان توافق هذه المعلومات ومحتوياتها مع المتطلبات النظامية للإفصاح ولتجنب الجمعية أي مخالفات قد تحدث نتيجة لنشر معلومات لا ينبغي نشرها حسب أنظمة ولوائح الوزارة.
ويقوم مجلس الإدارة بمراجعة كافة الافصاحات والأخبار الصحفية والإعلانات - قبل نشرها - بما في ذلك الدوريات والنشرات والمواد الإعلامية التي تصدرها الجمعية وما ينشر على الصحف ومواقع التواصل الاجتماعي للتأكد من توافقها مع الأنظمة والقوانين لنظام المؤسسات الأهلية في الوزارة، وذلك لتجنيب الجمعية أي مخالفات قد تحدث نتيجة لذلك. وعلى مسؤولي الجمعية مراعاة ماورد بهذه السياسة لتجنيب الجمعية أي مخالفات بهذا الخصوص.

 

تقوم جمعية التنمية الأسرية (سكن ومودة) بينبع بالإفصاح عن سياسات الحوكمة واجراءاتها والوثائق المتعلقة بها من خلال نشرها على موقع الجمعية الإلكتروني أو أي وسيلة أخرى حسب سياسة الجمعية بما في ذلك ما يلي:

1) النظام الأساس للجمعية.
2) دليل الحوكمة والوثائق الأخرى ذات العلاقة.
3) التقرير السنوي لمجلس الإدارة.
4) القوائم المالية الأولية (ربع السنوية) والحسابات السنوية الختامية.
5) تقرير لجان المراجعة السنوي -إن وجد-.
6) تقرير الحوكمة والالتزام السنوي-إن وجد-.
7) محاضر مجلس الإدارة ومداولاتها.
8) كافة الإعلانات والأخبار الخاصة بالجمعية.
9) أي تقارير أو وثائق أخرى تراها الجمعية معززة لعملية الإفصاح والشفافية وبما لا يتعارض مع الأنظمة والقوانين.

 

 

 

 

 

 

 

 

تقوم جمعية التنمية الأسرية (سكن ومودة) بينبع بالإفصاح عن مساهماتها وسياساتها في مجال المسؤولية الاجتماعية والإجراءات الخاصة بالعاملين والمجتمع مرة واحدة في السنة على الأقل في التقرير السنوي لمجلس الإدارة وحسب نشاط الجمعية، وموقع الجمعية الإلكتروني، ووسائل الاتصال الأخرى التي يقرها مجلس الإدارة عن المسؤولية الاجتماعية.

 

 

ينظم مجلس الإدارة عمليات الإفصاح الخاصة بكل عضو من أعضائه، مع مراعاة وضع سجل خاص بإفصاحات أعضاء مجلس الإدارة وتحديثه دورياً، وذلك وفقاً للإفصاحات المطلوبة بموجب حوكمة الجمعيات الخيرية.
 

 

 

على مجلس الإدارة إبلاغ مكتب التنمية الاجتماعية والإعلان على موقع الجمعية فوراً (وحسب ما يقتضيه الحال) بجميع المتطلبات النظامية المحددة في الأنظمة والقوانين مثل:

- أي تغيرات في هيكلة مجلس الإدارة (استقالة أو تعيين أو تصنيف).
- أي تغييرات في هيكلة لجان الجمعية.
- أي تغييرات في الإدارة التنفيذية بما في ذلك المدير التنفيذي والمحاسب.
وتلتزم الجمعية بالإفصاح عن جميع المعلومات المطلوبة بموجب لائحة هذه السياسة.

 

لا يجوز لأعضاء مجلس الإدارة أن يفشوا شيئاً من أسرار الجمعية. ولا يجوز لهم استغلال ما يعلمون به بحكم عضويتهم في تحقيق مصلحة لهم أو لأحد أقاربهم أو للغير، وإلا وجب عزلهم ومطالبتهم بالتعويض.
 

 

 

 

 

نشر أخبار الجمعية ونشاطاتها بصفة دورية على موقع الجمعية الإلكتروني وأي وسيلة نشر أخرى تراها الجمعية مناسبة للوصول لأكبر عدد من المستفيدين.

إن الأمين العام للجمعية هو المتحدث الرسمي باسم الجمعية أمام كافة وسائل الإعلام ومع جمهور ومجتمع المستفيدين. كما يحق له من وقت لآخر تعيين شخص أو أشخاص آخرين من داخل الجمعية للتحدث بالنيابة عن الجمعية أو الرد على استفسارات معينة متى ما لزم الأمر ودعت الضرورة لذلك.
ولا يجوز لأي شخص آخر عدا رئيس مجلس الإدارة أو الأمين العام أو المكلفين من قبله الإدلاء بأي تصريحات علنية حول ما يلي:
- استراتيجيات وخطط الجمعية.
- عمليات وأنشطة الجمعية.
- الأداء المالي (الحالي والمستقبلي) والاحتياجات المالية بصفة عامة.
- التقاضي والدعاوى.
- استثمارات الجمعية.
وعلى أعضاء مجلس الإدارة وجميع موظفي الجمعية غير المصرح لهم بالحديث باسم الجمعية تحويل كافة الطلبات الواردة من المهتمين ووسائل الإعلام المختلفة للشخص المصرح له بالحديث نيابة عن الجمعية.

 

 

يقوم مجلس الإدارة بمراجعة سياسة الإفصاح عن المعلومات الأساسية بصفة دورية وكلما دعت الضرورة وذلك لضمان تماشيها مع القواعد والأنظمة وأنها مستوفية لمتطلبات أصحاب المصالح المختلفة.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

الحمد لله وحده، والصلاة والسلام على من لا نبي بعده.

 

لقد اطلع مجلس إدارة جمعية التنمية الأسرية (سكن ومودة) بينبع في اجتماعه رقم (4) وتاريخ 01/12/2020م     على سياسة الإفصاح عن المعلومات الأساسية، وقرر اعتمادها والعمل بموجبها، ونشرها على الموقع الإلكتروني للجمعية.

 

                                                       رئيس مجلس الإدارة

 

                                               المهندس / يوسف بن جايد الحجيلي